Wie zu vermeiden Video Conferencing Nightmares

Videokonferenzen sind eine effektive und kostengünstige Möglichkeit, mit Mitarbeitern und Kunden in Kontakt zu bleiben, aber es gibt einige Fallstricke zu vermeiden.

Egal, in welcher Branche du bist, du hast wahrscheinlich schon ein paar Videokonferenzgespräche erlebt. Während diese Anrufe etwas mehr Ausrüstung als Audio-Konferenzen erfordern, füllen sie ein Bedürfnis nach face-to-face Zeit, die nicht ganz ohne in-Person Versammlungen erfüllt werden kann. In der Tat ist die Popularität von Videokonferenzen in den letzten Jahren explodiert und das ist aus einer Reihe von Gründen.

Zuerst spart Videokonferenzen Zeit und Geld. Laut einer Studie von PGi, Unternehmen, die regelmäßig nutzen Videokonferenzen finden Sie eine 30% Dip in den Reisekosten insgesamt, die Hotel, Flugpreis, Treibstoff, Taxi, Mietwagen und Lebensmittel Stipendien umfasst. Darüber hinaus können Videokonferenzen zu höherer Effizienz und Produktivität führen. Ein weiterer Vorteil von Videokonferenzen ist, dass es ein Gefühl der Einheit bei verstreuten Mitarbeitern, die telecommute oder arbeiten in verschiedenen Städten. Manchmal brauchst du nur ein persönliches Treffen.

Aber Videokonferenzen kommen auch mit seinen Herausforderungen. Hast du jemals an einem Anruf teilgenommen, der so schlecht organisiert war oder so viele Technologieflubs hatte, dass es sich an wie eine Zeitverschwendung fühlte? Die meisten Leute haben wahrscheinlich. Deshalb ist es wichtig, alles zu tun, um die folgenden Videokonferenzen Alpträume zu vermeiden, egal ob Sie der Gastgeber oder ein Teilnehmer sind.

Hintergrundgeräusche. Ein großer Vorteil von Videokonferenzen ist, dass es Ihnen erlaubt, von überall zu arbeiten, sogar Ihr Zuhause. Aber denken Sie daran, Ihr Ziel ist immer noch so professionell wie möglich zu sein. Das heißt, du solltest irgendwelche fremden Geräusche beseitigen, einschließlich Hunderinden und Kinderschreie. Schließen Sie sich in einem ruhigen Zimmer ohne Ablenkung. Wenn Sie wissen, dass Sie einen wichtigen Anruf haben, schicken Sie die Kinder zu Oma und schließen Sie die Hunde in einem anderen Raum.

Unmuted Ablenkungen. Sei nicht "diese Person", die vergisst, sich selbst zu stumm zu machen, wenn sie mit anderen im Zimmer reden, einen anderen Anruf anrufen oder einen Schluck, einen Kaffee bestellen. Wenn du von dem Anruf wegtreten musst, stimmst du dich egal der Grund.

Gedämpfte Gespräche. Auf der anderen Seite vergessen Sie nicht, sich selbst zu stören, wenn Sie an der Reihe sind zu sprechen. Wer weiß, wie viele unzählige Minuten und Stunden in unserem Leben dank versehentlicher Stummschaltung verloren gegangen sind!

Spotty Verbindung. Es ist nichts mehr ärgerlich als ein Videoanruf zu starten. Nicht nur verpassen Sie Teile des Treffens, aber Sie verschwenden Zeit und Energie versuchen, wieder auf. Achten Sie darauf, eine solide Internetverbindung von wo immer Sie arbeiten, und wissen, wie man es neu starten sollte es ausgehen. Auch eine Backup-Quelle für den Anschluss, wenn möglich; Zum Beispiel, wenn es eine App für Ihr Video-Conferencing-Programm, installieren Sie es auf Ihrem Smartphone und wissen, wie man es verwenden, wenn nötig sein.

Statische oder Störungen. Es ist nicht cool, wenn jemand jedes andere Wort vermisst, das du sagst (oder umgekehrt). Manchmal ist die Technik nur ein Tier und es gibt keine Möglichkeit, es zu verhindern. Aber eine Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit von statischen oder Störungen zu verringern, ist für alle Teilnehmer, ihre Telefone zu stummschalten, wenn sie nicht sprechen.

Unbekannter Sprecher. Wenn es mehrere Leute auf der Linie gibt, kann es schwierig sein zu erinnern, wer wer ist. Auch wenn das Programm, das Sie verwenden, identifiziert Sie, geben Sie Ihren Namen und Abteilung, bevor Sie etwas Wichtiges sagen. Dies wird dazu beitragen, dass Sie nicht wissen, gut gut orientiert, bevor Sie ein Wort sagen.

Echo zentral. Manchmal gibt es ein unerklärliches Echo auf einem Videoanruf. Wenn dies geschieht, versuchen Sie es auf eine bestimmte Person zu verengen oder bitten Sie jeder Wahlwiederholung in. Wenn das nicht das Problem lösen, mit einer anderen Brücke oder Linie für die Menschen zu verbinden.

Zusätzlich zu diesen Videokonferenzen Alpträume, hier sind ein paar Tipps für Best Practices bei der Vorbereitung für einen Videoanruf:

Wenn Sie eine Besprechung organisieren, seien Sie sicher, dass es tatsächlich notwendig ist. Fast alle von uns haben von einem Anruf aufgehängt und gedacht, "gut, das hätte mit einer E-Mail erreicht werden können!" Helfen Sie den Teilnehmern, mit einer klaren und detaillierten Agenda auf die Aufgabe zu kommen. Seien Sie sicher, Zeit am Ende für Fragen zu lassen.

Seien Sie bequem mit der Videokonferenztechnologie, bevor das Treffen beginnt. Warten Sie nicht bis fünf Minuten, bevor ein Anruf beginnt, sich zum ersten Mal anzumelden. Wenn Sie der Besprechungshost sind, führen Sie einen Test im Voraus aus. Bitten Sie einen Mitarbeiter, sich Ihrem Übungs-Meeting anzuschließen, damit Sie den Hang der Erteilung von Bildschirm-Sharing-Zugang, Muting und unmuting Teilnehmer und mehr erhalten können.

Verwenden Sie viel Beleuchtung. Es spielt keine Rolle, wo Sie sind während der Sitzung, das Büro, Ihr Zuhause, etc, sicher sein, es gibt eine ausreichende Beleuchtung, so dass andere Ihr Gesicht sehen können. Lassen Sie sich nicht von hinten beleuchten oder Ihr Gesicht könnte dunkel erscheinen. Stattdessen ist sicher, dass das Licht vor dir oder von der Seite kommt.

Stellen Sie sicher, dass der Hintergrund nicht ablenkend ist. Es ist nicht sehr professionell, einen Haufen Wäsche oder Kinderspielzeug zu haben, die hinter dir verstreut ist. Stattdessen gehen Sie einfach und einfach. Dem Umstand gemäß kleiden. Du bist immer noch ein Profi, also es sei denn, es ist eine Audiokonferenz, achte auf deine Haare, Make-up und Kleidung. Speziell tragen gedämpfte, neutrale oder Pastellfarben; keine Streifen, Tupfen, Plaids oder irgendetwas anderes, das auf dem Bildschirm ablenken könnte. Halten Sie Ihre Webcam auf Augenhöhe oder etwas höher. Weird Winkel sind auch ablenkend. Erwägen Sie, ein gutes Mikrofon zu kaufen, besonders wenn Sie viele Videoanrufe machen. Ein externes USB-Mikrofon ist eine tolle Auswahl. Bleiben Sie konzentriert auf den Anruf. Denken Sie daran, die Leute können Sie sehen, also versuchen Sie nicht, Multi-Task während Ihrer Videokonferenz zu versuchen. Schau in die Kamera. Zu viele Leute starren auf ihr Bild auf dem Bildschirm statt, aber das macht es (jedem anderen), als ob du nach unten schaust. Du wirst nicht so beruflich und aufrichtig kommen, wie du sein möchtest. Denken Sie daran, Videokonferenzen ist genau wie jede Technologie, dass es viele Vorteile sowie Herausforderungen gibt. Glücklicherweise können viele dieser Herausforderungen mit wenig Wissen, Troubleshooting und Geduld vermieden werden. So machen Sie sich bereit und tauchen Sie in Ihre nächste Online-Videokonferenz mit Leichtigkeit ein. Lichter, Kamera, Action!

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