Tps für gute Ferngespräche
Apr 23, 2019
Tipps für gute Ferngespräche
Ferngespräche sparen Zeit und führen zu schnelleren Ergebnissen
Einige der Vorteile von Ferngesprächen sind:
• Reisekosten reduzieren oder beseitigen
• Steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens - Reisezeit wird zur Arbeitszeit
• Reduzieren Sie das Stressniveau der Mitarbeiter - Work-Life-Balance
• Unkompliziert und spontan
• Umweltfreundlich
Tipps für gute Telefonkonferenzen
Vorbereitung (wenn ein Meeting den Vorsitz führt)
Zweck. Haben Sie einen klaren Zweck für das Meeting und was Sie von den Teilnehmern erwarten. Ist es ein Treffen zur Information, Diskussion oder Entscheidung?
• Rechte Menschen. Laden Sie die richtigen Leute ein, Leute, die dem Meeting etwas hinzufügen und daraus etwas herausholen.
• Erforderliche Messwerte. Senden Sie die erforderlichen Lesungen an die Teilnehmer und einen persönlichen Kommentar an die Teilnehmer, was von ihnen erwartet wird. Nehmen sie an, bestimmte Informationen in die Besprechung einzubringen oder insbesondere etwas zu erklären.
• Klare Agenda. Senden Sie rechtzeitig vor dem Meeting eine Agenda und eine Liste der Teilnehmer aus.
• Informieren. Erläutern Sie, wie Sie dem Meeting beitreten können (Telefonnummer und PIN-Code) oder ob der Teilnehmer angerufen wird.
• Prüfung. Bevor Sie Ihr erstes Meeting leiten, machen Sie ein paar Testanrufe und probieren Sie die verschiedenen Funktionen aus. Es kann sein, dass Ihre Telefonzentrale spezielle Befehle benötigt, um mehrere Teilnehmer anzurufen - wenden Sie sich an Ihren Telefonie-Manager.
• Dokumentation. Wie wird das Treffen dokumentiert? Es ist eine gute Idee, die Aufnahmefunktion zu verwenden.
• Halte es einfach. Wenn es sich bei der Besprechung um eine wiederkehrende Besprechung handelt, fügen Sie die Teilnehmer als Gruppe im Konferenzhandbuch hinzu oder fügen Sie einzelne Kontakte zum Telefonbuch hinzu.
• Pünktlich beginnen und enden. Beginnen Sie das Meeting immer zur festgelegten Zeit, auch wenn Teilnehmer fehlen.
(Planen Sie eine kurze Pause, wenn das Meeting verlängert werden muss).
• Follow-up und Follow-Through. Fassen Sie die Besprechungsnotizen direkt nach der Besprechung zusammen, verfolgen Sie sie und senden Sie sie aus. [Fristen setzen und alle wissen lassen, wer für was verantwortlich ist].
Während des Treffens (wenn Sie den Vorsitz führen)
Einführungen. Herzlich willkommen und stellen Sie alle vor. Dies ermöglicht einen guten Start des Meetings und sorgt für eine inklusive Atmosphäre, auch für die Personen, die nicht vor Ort sind. Wenn das Meeting nicht sehr groß ist (bis zu etwa zehn Teilnehmer), bitten Sie die Teilnehmer, sich kurz vorzustellen, um ein Gehör für ihre Stimme zu erhalten. Versuchen Sie immer, eine Atmosphäre zu schaffen, die den Menschen das Gefühl vermittelt, alle zusammen zu sitzen, auch wenn Sie an anderen Orten teilnehmen.
• Protokoll. Machen Sie sich Notizen oder benennen Sie eine Sekretärin, die Minuten in Anspruch nehmen kann und Zugriff auf die Aufzeichnung hat, wenn eine gemacht wird.
• Agenda. Die Person, die das Meeting leitet, erklärt, worum es beim Meeting geht und wie lange es dauert, und gibt eine kurze Zusammenfassung der Tagesordnung.
• Unterbrechungen. Starten Sie die Besprechung, indem Sie grundlegende Regeln für die Besprechung erläutern und was störend sein kann.
Sie dürfen keine E-Mails lesen, auf Ihrem Smartphone surfen, mit anderen Aufgaben arbeiten usw.
• Geht kaputt. Wenn das Meeting länger als 45 Minuten dauert, machen Sie eine Pause, damit die Leute sich 10-15 Minuten lang die Beine strecken können, bevor Sie fortfahren.
• Sich einigen. Bevor Sie mit einem neuen Artikel fortfahren, erkundigen Sie sich bei den verschiedenen Teilnehmern, ob jemand etwas sagen möchte. Das fühlt sich jeder eingebunden.
• Dynamisch. Verwalten und berücksichtigen Sie die Dynamik in der Gruppe. Stellen Sie sicher, dass jeder in der besprochenen Angelegenheit ein Mitspracherecht hat, sich mit Konflikten befassen.
• Erklären Sie. Wenn etwas im Raum passiert (das könnte vielleicht zum Lachen kommen), erklären Sie jedem, der am Telefon teilnimmt, was passiert, um sicherzustellen, dass sich alle einbezogen fühlen.
• Zeit für Fragen. Nehmen Sie sich Zeit für Fragen.
• Neues Meeting. Wenn es Angelegenheiten gibt, die nachverfolgt werden müssen, vereinbaren Sie einen Zeitpunkt für das nächste Treffen.
Nach der Besprechung (wenn Sie eine Besprechung leiten)
Folge und folge durch. Fassen Sie die Besprechungsnotizen direkt nach der Besprechung zusammen, verfolgen Sie sie und senden Sie sie aus. Legen Sie Fristen fest und lassen Sie alle wissen, wer für was verantwortlich ist.
Für alle, die an einer Besprechung teilnehmen (an einem anderen Ort)
• Ruhe und Frieden. Versuchen Sie, einen möglichst ruhigen Platz zum Sitzen zu finden.
• Parken Sie auf. Wenn Sie von Ihrem Auto aus teilnehmen, parken Sie sicher auf einem Parkplatz, bevor Sie an der Besprechung teilnehmen.
• Schalten Sie das Mikrofon aus. Wenn Sie mit Hintergrundgeräuschen irgendwo sitzen, z. B. an einem Flughafen oder in einem Auto oder Café, schalten Sie das Mikrofon aus (Stummschaltung), wenn Sie nicht sprechen.
• Seien Sie rechtzeitig fertig. Stellen Sie sicher, dass Sie sich rechtzeitig für die Besprechung befinden, um sich vor dem Beginn der Besprechung mit anderen Teilnehmern zu unterhalten (so wie es Personen in einem Konferenzraum tun würden).
• Stelle dich vor. Wenn Sie etwas zu sagen haben, stellen Sie sicher, dass die Leute Ihre Stimme erkennen, indem Sie sich zuerst vorstellen.
• Halten Sie die Leute auf dem Laufenden. Wenn Sie die Verbindung trennen (schlechter Empfang usw.), rufen Sie sofort zurück und informieren Sie die anderen Teilnehmer zu einem geeigneten Zeitpunkt, dass Sie eine Weile nicht da waren.
• Fokus. Konzentriere dich auf das Treffen. Lesen Sie während des Meetings keine E-Mails oder andere Dinge.
