Organisation einer Konferenz? Hier sind einige Tipps, um sich der Herausforderung zu stellen

Wie man eine Veranstaltung zu verwalten

Die Organisation einer Forschungskonferenz kann die Herausforderung sein. Manche mögen dir sogar raten, es nicht zu tun. Aber es ist auch eine tolle Gelegenheit und eine lohnende Erfahrung.

Ein erfolgreiches Ereignis zu machen, muss nicht ein harter Kampf sein. Sie erinnern sich nur an drei goldene Regeln: Planen Sie voraus, umgeben Sie sich mit einem tollen Team und wissen Sie, warum Sie es tun!

Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen bei diesem Abenteuer helfen können.

1. Nicht planen plant zu scheitern

Nicht in die Logistik stürzen Bevor Sie mit der Buchung des Veranstaltungsortes beginnen und die Caterer anrufen, müssen Sie sich Zeit nehmen, sich auf Ihre Konferenz vorzubereiten.

Dies wird Ihnen viel Stress ersparen und Last-Minute-Überraschungen verhindern.

Bild, was Sie wollen, dass Ihre Konferenz aussieht. Wer wird teilnehmen? Welche Art von Veranstaltung wird es sein? Welche Art von Erfahrung möchten Sie den Delegierten anbieten?

Dann in spezifische kommen Wie viele Teilnehmer gibt es? Wie viele Einreichungen erhalten Sie? Wie viele Tage wird es dauern?

Wenn Sie können, können Sie sich mit früheren Veranstaltern in Verbindung setzen, um Informationen aus den Vorjahren zu sammeln. Es wird Ihnen helfen, ein realistisches Budget zu setzen.

Und denken Sie daran, dass es unmöglich ist, jede Kleinigkeit zu antizipieren. Es gibt immer einige Probleme, die du nicht erwartet hast und das ist okay. Planen Sie dafür auch.

2. Es gibt Stärke in Zahlen

Von Programm zu Logistik, Finanzen und Marketing, Organisation einer Konferenz umfasst mehrere Aspekte, die alle Know-how benötigen. Umgeben Sie sich mit einem guten Team wird Ihnen helfen, die verschiedenen Aufgaben effizienter, ohne überwältigt zu werden. Es wird Ihnen auch erlauben, sich auf die Hauptziele zu konzentrieren: großer Inhalt, gute Redner und engagierte Teilnehmer.

Wählen Sie Ihr Team sorgfältig aus. Suchen Sie nach enthusiastischen, organisierten und getriebenen Team-Akteuren, die er Organisationskomitee sollte nicht zu viele Mitglieder haben, um Entscheidungsfindung und Koordination glatt zu halten. Jonathan Khan findet drei ist eine gute Nummer. Es hängt alles von der Größe Ihrer Konferenz und wie viel Zeit Sie auf Ihre Hände haben.

Lernen Sie zu delegieren. Sie können Ausschüsse zu mehreren Verantwortungsbereichen vergeben: Logistik (Veranstaltungsort, Unterbringung, A / V, Catering, Transport), technisches Programm, Keynote-Referenten, Finanzen und Sponsoren, Registrierung, Marketing (Kommunikation, PR, Website, Social Media ...). Auf der Oberseite der Kernorganisatoren können Sie Freiwillige einschreiben, um Ihnen am Tag der Konferenz oder bei kleineren Aufgaben zu helfen. Die Schüler werden es oft als eine gute Gelegenheit sehen und gerne helfen.

Wenn Sie das Budget haben, sollten Sie ein PCO oder ein Konferenzbüro einstellen. Eine akademische, Event-Management ist nicht unbedingt Ihre Forte. Diese Fachleute sind Experten bei der Organisation von akademischen Konferenzen. Sie werden vor allem mit der logistischen Seite der Dinge die wertvollste Hilfe leisten.

3. Umarmung Technologie

Es gibt so viele Möglichkeiten, wie man die Kraft der Technik nutzen kann.

Zuerst einmal verwenden Sie ein abstraktes Managementsystem, um zu sammeln, Peer-Review und akzeptieren Einreichungen und verwalten Sie Ihr Programm. Ja, wir sind voreingenommen, aber wir können nicht genug betonen, wie viel Zeit es dich retten wird!

Während der Konferenz, stellen Sie sicher, dass alle Zimmer haben die ausreichende A / V-Ausrüstung und dass es funktioniert! Und denken Sie daran, das ist das 21. Jahrhundert! Ziemlich viel jeder trägt einen Laptop, ein Smartphone oder ein Tablet und will Zugang zum Internet haben. Wifi kann ein wichtiges Thema auf Konferenzen sein. Achten Sie darauf, überprüfen Sie im Voraus mit dem Veranstaltungsort, dass sie wifi mit genügend Bandbreite zur Verfügung stellen.

Sie können auch mobile Apps nutzen, um die Erfahrung der Delegierten zu verbessern. Es gibt viele apps da draußen, um Teilnehmern zu helfen, die Konferenz zu navigieren, ihren eigenen Zeitplan zu erstellen usw.

4. Wählen Sie Ihre Lautsprecher sorgfältig aus

Die Suche nach dem richtigen Keynote-Lautsprecher ist entscheidend, kann aber schwierig sein. Ein guter Keynote-Sprecher zieht Delegierte an und setzt den Ton für Ihre Forschungskonferenz.

Denken Sie darüber nach, welche Art von Referenten und Präsentationen Sie wollen. Ziel für Vielfalt. Laden Sie sowohl bekannte Forscher als auch Nachwuchswissenschaftler ein und versuchen Sie, eine gute Gleichstellung zu haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan B haben, falls Ihre Sprecher abbrechen!

5. Halten Sie sie gebucht

Sie müssen einen effizienten Kommunikationsplan erstellen. Implementieren Sie eine Strategie, welche Inhalte Sie teilen, wann und wem. Auf Ihrer Website veröffentlichen Sie Interviews, Blog-Posts, Bilder, Programme, Sprecher-Ankündigungen ... aktualisieren Sie Ihre Inhalte regelmäßig, um etwas Aufregung zu bauen.

Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Delegierten und Ihren Rednern. Sie können Werkzeuge wie Mailchimp verwenden, um E-Mails an Ihre Delegierten zu senden. Stellen Sie sicher, dass sie alle notwendigen Details und Anweisungen über Ihre Konferenz erhalten: Veranstaltungsort Adresse, Termine, Richtlinien, Kontaktdaten, Ratschläge ...

Gute Kommunikation ist auch während der Konferenz wichtig. Fügen Sie Zeichen hinzu, um die Teilnehmer auf die Präsentationsräume, den Registriertisch, die Mittagessen oder die Toiletten zu verweisen. Machen Sie einige Ankündigungen während des Tages, um Delegierten über die Entfaltung der Veranstaltung zu informieren und haben Freiwillige und Mitglieder des Personals zur Verfügung, um Fragen zu beantworten und Delegierten zu führen. Und vergiss nicht zu sagen Danke! Senden Sie eine E-Mail an Delegierte und eine schriftliche Notiz an Redner, Mitglieder des Ausschusses und Freiwilligen, um ihnen für ihren Beitrag zu danken.

6. Erleichterung der Vernetzung Vernetzung ist einer der Hauptgründe, warum die Forscher an Ihrer Konferenz teilnehmen. Ihr Job ist, ihnen zu helfen, interessante Leute zu treffen. Wie? Zunächst einmal stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für Networking-Möglichkeiten und Diskussionen zuteilen. Tragen Sie nicht Ihr Programm mit Präsentationen - bauen Sie viele Ausbrüche und Kaffeesitzungen, damit Delegierte atmen und chatten können. Und wählen Sie eine passende Einrichtung für die "sozialen" Zimmer: haben Sofas und Stühle für die Menschen zu sitzen und zu unterhalten. Organisieren Sie gesellschaftliche Veranstaltungen wie Partys, Cocktails und Dinner. Sie sollten auch betrachten einige Experimente, um die Teilnahme wie die Organisation von "Unkonferenzen" und die Nutzung von coolen mobilen Apps zur Förderung der Vernetzung zu fördern. Schlussfolgerung Die Organisation einer akademischen Konferenz beinhaltet eine Vielzahl von Aufgaben, von denen die meisten nichts mit der Akademie zu tun haben. Du musst organisiert werden, um mit allen zu mithalten. Wenn Sie zum ersten Mal eine Konferenz organisieren, suchen Sie Ratschläge von früheren Veranstaltern oder Fachleuten. Solange Sie es schaffen, Ihre Enten in die Reihe zu bekommen und unsere Tipps im Auge zu behalten, sind Sie auf dem richtigen Weg für eine erfolgreiche Veranstaltung!

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